AVG in het onderwijs: zo houd je toestemming vragen werkbaar

Sinds 25 mei 2018 – de inwerkingtreding van de AVG – hebben scholen er een enorme administratieve last bij: toestemmingsformulieren. Tenminste, zo kan het lijken. Onterecht is de indruk ontstaan dat nu voor ieder ‘wissewasje’ expliciete toestemming nodig is. Sommige scholen maken daarom gebruik, al dan niet geadviseerd door externe adviseurs, van bijzonder uitgebreide toestemmingsformulieren.

Is dat nodig? Nee! Het is helemaal niet nodig om bij inschrijving van de leerling toestemming te vragen voor vermelding van geslaagden in de krant en op de website. Het is toch veel makkelijker om dit tijdens het examenjaar te regelen, bijvoorbeeld door de mentor? Vanwege de examenvoorbereidingen is de kans op toestemming mogelijk groter.

Toestemming voor fotopublicatie

Is het nodig om aan alle leerlingen toestemming te vragen voor publicatie van foto’s op Twitter, terwijl de school gemiddeld tien Twitterberichten per jaar publiceert, vaak ook nog zonder foto? Nee. Het is dan veel efficiënter om de leerlingen, of ouders, om toestemming te vragen als er echt eens een bericht met foto geplaatst wordt.

Toestemming voor delen oudergegevens

Is het nodig om toestemming te vragen via een formulier voor het delen van oudercommunicatiegegevens binnen een app, terwijl deze app ook toestemming regelt en registreert voor de school? Veel oudercommunicatieportalen zijn inmiddels ook aangepast aan de AVG.

Tijd is schaars

Vermijd het vragen van dubbele toestemming, dat kost tijd. Tijd is schaars, zeker in het onderwijs. Heel basaal gezegd kan toestemming op twee manieren geregeld worden binnen een school. Ten eerste kan toestemming gevraagd worden via een formulier dat is verstrekt aan alle leerlingen of ouders. Voor bepaalde schoolactiviteiten is dat nou eenmaal nodig, bijvoorbeeld de schoolfotograaf. Het is ook mogelijk om toestemming pas te vragen wanneer het echt nodig is, ter plekke of vooraf.

Mondelinge toestemming

Toestemming voor een foto nodig van een select groepje leerlingen bij een bepaalde activiteit? Ontwikkel dan een klein formuliertje of mailtje, mondelinge toestemming altijd vermijden. Kortom; het is goed het toestemmingsbeleid eens tegen het licht te houden. Sla niet door en vraag geen onnodige toestemming op onnodige momenten. Houd het werkbaar.

eBook: AVG in het onderwijs

Deze tekst is afkomstig uit ons gratis eBook ‘AVG in het onderwijs: dit moet je weten’. We geven daarin antwoord op de 80 meestgestelde vragen over de AVG in onderwijsomgevingen. Download of bestel het eBook hier.

Symposium ‘Update AVG voor het onderwijs – Next steps’

Symposium ‘Update AVG voor het onderwijs – Next steps’

Op woensdag 12 februari 2020 organiseerde YourSafetynet een symposium over Onderwijs en AVG voor bestuurders, schoolleiders, Bovenschoolse ICT-Coördinatoren (BIC), stafmedewerkers, FG-ers, kwartiermakers, privacy officers en iedereen die zich bezighoudt met AVG in het onderwijs.