Het opstellen en bijhouden van een Register van Verwerkingen (RVV) is complex, arbeidsintensief en bovendien een wettelijke verplichting. Met goede tooling wordt die taak niet alleen eenvoudiger, maar kan het RVV ook echt toegevoegde waarde leveren.
Het op een correcte manier opzetten en bijhouden van een Register van Verwerkingen (RVV) is geen vanzelfsprekendheid. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet een verwerkingsregister namelijk aan een aantal eisen voldoen. Die zijn niet mals. Zo moet een RVV…
A. Een compleet overzicht geven van alle verwerkingsactiviteiten
Het verwerkingsregister moet een overzicht bevatten van alle verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens binnen de organisatie. Dit omvat bijvoorbeeld het type persoonsgegevens dat wordt verwerkt, de doeleinden van de verwerking, de betrokkenen van wie de gegevens worden verwerkt, de ontvangers van de gegevens en de bewaartermijnen van de gegevens.
B. Accurate en actuele informatie bevatten
Het verwerkingsregister moet accurate en actuele informatie bevatten over de verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens. Dit betekent dat het register regelmatig moet worden bijgewerkt en dat alle wijzigingen in de verwerkingsactiviteiten moeten worden opgenomen.
C. Overlegbaar zijn
Het verwerkingsregister moet toegankelijk zijn voor de betrokken toezichthoudende autoriteit en moet op verzoek beschikbaar zijn voor de betrokkenen van wie de gegevens worden verwerkt.
Excel: ongeschikt
Veel onderwijsinstellingen zoeken voor het opstellen van zo’n register hun toevlucht tot Excel. Het opstellen en bijhouden van een verwerkingsregister in Excel kan echter al snel leiden tot een ‘Excel-hel’. Daar zijn verschillende redenen voor:
1. Risico op fouten:
Bij het opstellen van een verwerkingsregister in Excel, kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt. Excel is geen database en is niet geoptimaliseerd voor het bijhouden van relaties tussen gegevens. Het risico op fouten is daardoor groter dan bij het gebruik van een speciale database tool.
2. Beperkte functionaliteit
Excel heeft beperkte functionaliteit en is minder flexibel dan andere tools. Het kan bijvoorbeeld moeilijk zijn om in Excel rapportages of queries te maken die nodig zijn om aan de AVG te voldoen.
3. Onduidelijkheid over versies
Bij het opstellen van een verwerkingsregister in Excel, kunnen verschillende versies ontstaan. Het is dan niet altijd duidelijk welke versie de meest actuele is. Dit kan leiden tot verwarring en problemen bij het bijhouden van wijzigingen en updates.
4. Moeilijk om te delen
Excel-bestanden kunnen moeilijk te delen zijn, vooral als er meerdere personen betrokken zijn bij het bijhouden van het verwerkingsregister. Dit kan leiden tot problemen bij het bijhouden van de privacyregels van de AVG.
Kortom, het opstellen en bijhouden van een verwerkingsregister in Excel kan de organisatie blootstellen aan onnodige juridische en financiële risico’s.
YourSafetynet RVV: veilig en makkelijk alternatief
Het is daarom raadzaam om gebruik te maken van speciale software of tools die zijn ontworpen om aan de AVG te voldoen. Vanuit die gedachte hebben wij YourSafetynet RVV ontwikkeld. Deze tooling is helemaal gericht op het eenvoudig en snel bijhouden van een AVG-compliant Register van Verwerkingen. De structuur van het register is al helemaal vooropgezet en ‘out-of-the-box’ beschikbaar. Daarnaast bevat YourSafetynet RVV maar liefst 270 sets van vooraf ingevulde templates van veelvoorkomende verwerkers. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het LAS (leerling-administratiesysteem) en ICT-leveranciers.
De tooling bevindt en draait helemaal vanuit een beveiligde cloudomgeving. Dat maakt direct een einde aan de beheerproblematiek van Excel. Iedereen werkt namelijk altijd in de nieuwste – en enige – versie van het register. Er kunnen geen verschillende versies meer door de organisatie rondgaan. Het register zelf blinkt overigens uit in eenvoud en gebruiksvriendelijkheid. Je ziet in een oogopslag wie welke data verwerkt, en met welke reden.
Een andere handige feature is het uploaden van verwerkersovereenkomsten. Deze overeenkomsten kun je direct vanuit bijvoorbeeld de “Dienst Verwerkersovereenkomst” van Kennisnet downloaden en in de tooling uploaden. Zo koppel je gemakkelijk de juiste verwerkingsovereenkomsten aan de betreffende verwerkers. Deze documenten zijn vervolgens met een muisklik beschikbaar.
Ten slotte toont YourSafetynet RVV op basis het RVV waardevolle stuurinformatie aan de Raad van Bestuur. Denk aan een beknopt overzicht van alle risicovolle verwerkingen.
RVV-as-a-service, via Privacy op School
Natuurlijk kan het ook zijn dat je helemaal geen omkijken meer naar het RVV wilt hebben. In dat geval kun je het ook geheel uitbesteden aan onze partner Privacy op School. Hun dienst ‘RVV-as-a-service’ ontzorgt schoolorganisaties met het opzetten en bijhouden van RVV, met behulp van onze tooling.
Daarnaast bieden zij een aanvullende dienst: VWO-as-a-service. Privacy op School beoordeelt daarbij alle verwerkersovereenkomsten en zorgt ervoor dat deze volledig correct en compliant zijn. Daarbij vraagt ze de verwerkersovereenkomsten op van alle verwerkers. Zijn er aanpassingen nodig, dan stemmen zij dat met de leverancier/verwerker af. Wanneer een verwerkersovereenkomst helemaal akkoord is bevonden, dan leggen ze het aan de onderwijsinstelling voor ter ondertekening. Zo weet je altijd zeker dat de afspraken met verwerkers voldoen aan de hoogste eisen, en dat de administratie rondom verwerkersovereenkomsten op orde is. Meer informatie over deze dienstverlening kun je bij ons opvragen via info@yoursafetynet.com.
Vrijblijvende demo
Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van YourSafetynet RVV? Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of een geheel vrijblijvende demo!
Alle berichten
