Maak IBP eenvoudiger met GRC-tooling

Kennis en actualiteit

GRC-tooling (Governance, Risk & Compliance)

Het opstellen van een effectief IBP-beleid is voor veel onderwijsinstellingen een grote uitdaging. Automatisering via GRC-tooling (Governance, Risk & Compliance) kan voor deze scholen van onschatbare waarde zijn.

IBP normenkader

IBP staat op dit moment hoog op de agenda in de onderwijssector. Niet voor niets: de hele sector, van het funderend tot aan hoger en wetenschappelijk onderwijs werkt hard aan de introductie van een gemeenschappelijk IBP normenkader.

Dit normenkader, gebaseerd op de versie van de NBA (Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants), fungeert als leidraad voor een stelselmatige verbetering van de privacy en security binnen schoolorganisaties. Het gewenste volwassenheidsniveau is hierbij niveau 3. Dat is veel hoger dan momenteel wat momenteel in veel onderwijsinstellingen de realiteit is. Voor het MBO en HBO is dit kader inmiddels realiteit.

Er is een aantal redenen waarom scholen worstelen met hun IBP-beleid:

1. IBP is geen core business

Scholen hebben vaak geen specialisten op het gebied van security en privacy. Het is dan ook niet verwonderlijk dat het opstellen van een beleid voor security en privacy voor scholen een uitdaging kan zijn. Het is immers lastig om de juiste strategieën te ontwikkelen zonder de juiste kennis.

2. De financiële middelen zijn beperkt

Scholen hebben vaak beperkte financiële middelen. Het implementeren van de juiste beveiligingsmaatregelen en het trainen van het personeel om veiligheids- en privacyrisico’s te identificeren en te voorkomen, kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Het is dan ook lastig voor scholen om de juiste balans te vinden tussen de bescherming van persoonlijke gegevens en het beschikbare budget.

3. Grote hoeveelheid persoonlijke gegevens

Scholen verzamelen en verwerken grote hoeveelheden persoonlijke gegevens, waaronder namen, adressen, leeftijden en leerprestaties. Het beveiligen van al deze gegevens is een enorme uitdaging, vooral omdat deze gegevens vaak toegankelijk zijn voor veel verschillende mensen binnen de organisatie.

Ondanks deze uitdagingen is het voor scholen heel goed mogelijk significante stappen te zetten met hun IBP-beleid. Ook wanneer kennis, tijd en middelen beperkt zijn. Moderne tooling kan namelijk veel werk uit handen nemen en IBP-processen vereenvoudigen en stroomlijnen. Deze tooling wordt ook wel GRC-tooling genomen, wat staat voor Governance, Risk, and Compliance. Dat is veelzeggend: de tools helpen met risicobeheersing en het ‘in control’ komen als het gaat om wettelijke verplichtingen.

GRC-tooling biedt de volgende voordelen:

Gecentraliseerd beheer:

Met behulp van GRC-tooling kunnen scholen hun privacy-nalevingsinspanningen centraliseren op één platform. Hierbij kunnen zij denken aan het stapsgewijs doorlopen van IBP-maatregelen, het bijhouden van wettelijke vereisten en het documenteren van beleid en procedures. Het gebruik van één enkel platform om deze taken te beheren kan de efficiëntie van scholen verbeteren en het risico op niet-naleving verminderen.

Automatisering:

GRC-tooling kan verschillende IBP-aspecten automatiseren. Denk aan het opstellen en bijhouden van het verplichte Register van Verwerkingen en incidentenbeheer. Dit kan tijd besparen en fouten verminderen die gepaard gaan met handmatige processen, wat cruciaal kan zijn voor scholen met beperkte middelen.

Rapportage en analyse:

GRC-tooling kan rapporten en dashboards genereren die inzicht geven in de status en voortgang van IBP-trajecten. Dat levert waardevolle stuurinformatie op. Het vertelt het schoolbestuur en uitvoerend verantwoordelijken wat de status is, wie wat doet en helpt met het prioriteren van taken rondom deze trajecten. Bovendien maken deze rapporten en analyses het eenvoudiger om naleving aantoonbaar te maken aan regelgevende autoriteiten. Dat kan belangrijk zijn in geval van een audit of onderzoek.

Voorbeelden tooling

Op zoek naar de juiste tooling voor het stroomlijnen van een IBP-traject? Hieronder geven we een aantal suggesties:

YourSafetynet IBP

YourSafetynet IBP - Informatiebeveiliging en Privacy

Informatiebeveiliging en Privacy

Op zoek naar een ‘totaaloplossing’ voor IBP? De cloudgebaseerde tooling YourSafetynet IBP biedt gebruiksvriendelijke workflows waarmee scholen het IBP-traject stap voor stap kunnen doorlopen. Overkoepelende organisaties kunnen daarbij eenvoudig een centraal IBP ‘uitrollen’ richting alle vestigingen. Dankzij PDCA-mechanisme wordt het IBP bovendien stevig in de organisatie verankerd.

YourSafetynet IBP bevat bovendien alle hieronder vermelde modules. De tooling komt in een variant voor funderend onderwijs (YourSafetynet IBP FO), MBO, (YourSafetynet IBP MBO) en HO (YourSafetynet IBP HO).

Een volledig overzicht van alle functies van YourSafetynet IBP vind je hier.

YourSafetynet RVV

YourSafetynet RVV - Register van Verwerkingen

Register van Verwerkingen

Deze tooling maakt het opzetten en bijhouden van een Register van Verwerkingen veel eenvoudiger en biedt daarmee een alternatief voor het hiervoor veelgebruikte Excel. YourSafetynet RVV biedt een vooraf opgezet raamwerk dat gebruikers eenvoudig verder kunnen invullen. Dankzij het cloudgebaseerde karakter heeft iedereen altijd toegang tot de actuele versie. De tooling bevat vooraf ingevulde templates voor in de onderwijssector veelvoorkomende verwerkers. Zo besparen scholen veel tijd en kosten.

Een volledig overzicht van alle functies van YourSafetynet RVV vind je hier.

YourSafetnet SIM

YourSafetynet SIM - Security Incident Management

Security Incident Management

Een cyberongeluk zit in een klein hoekje. Het is cruciaal dat medewerkers deze incidenten eenvoudig kunnen melden bij de juiste personen. Dat zorgt ervoor dat er snel ingegrepen kan worden, zodat incidenten niet verder escaleren en bovendien herhaling kan worden voorkomen. YourSafetynet SIM biedt hiervoor een overzichtelijke online omgeving. Medewerkers melden incidenten eenvoudig via een knop, waarna de tooling alle meldinformatie direct naar de juiste personen verstuurt. Via dashboards houden bestuurders altijd zicht op meldingsinformatie zoals type incidenten en status over alle vestigingen heen.

Een volledig overzicht van alle functies van YourSafetynet SIM vind je hier.

Meer weten?

Wil je eens sparren over de waarde van GRC-tooling voor jouw onderwijsinstelling? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.

Alle berichten
https://www.yoursafetynet.com/wp-content/uploads/2023/01/220920-YourSafetynet-IBP-HO-Brochure-v1-Web.pdf https://www.yoursafetynet.com/wp-content/uploads/2023/01/220920-YourSafetynet-IBP-MBO-Brochure-v2-Web.pdf https://www.yoursafetynet.com/wp-content/uploads/2023/05/230512-YourSafetynet-IBP-FO-Brochure-v1-Web.pdf

Ja! Ik wil meer weten over YourSafetynet IBP

Laat je gegevens achter en ontvang de brochure met meer informatie over YourSafetynet IBP per e-mail.



    Welke brochure wil je downloaden?


    Akkoord metPrivacyverklaring